Privacy statement

Recht op duidelijke informatie

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er een informatieplicht. ONVZ is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht duidelijk, expliciet en in begrijpelijke taal aan te geven op welke wijze jouw gegevens worden verwerkt. Met dit privacy statement willen we daar invulling aan geven. In dit privacy statement staat beschreven welke informatie wij verzamelen en met welk doel, hoe we jouw privacy beschermen en welke rechten je hebt.
Jouw persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de AVG hieraan stelt. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken.
Heb je vragen over de privacyverklaring? Je kunt deze stellen via HR@onvz.nl of aan onze functionarissen gegevensbescherming via FG@onvz.nl.

Waarom vragen wij je om informatie?

Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens:

  • in het kader van een sollicitatieprocedure;
  • om je te benaderen voor een mogelijke andere interessante baan;
  • om te voldoen aan verplichtingen vanuit de arbeidsovereenkomst;
  • om te voldoen aan verplichtingen vanuit de CAO;
  • om te voldoen vanuit een verplichting vanuit de wet- en (fiscale) regelgeving, met name de wet op de loonbelasting en sociale verzekeringswetten.

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt:

  • in het kader van een pre -en in-employment screening;
  • om een werknemersrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  • om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
  • voor het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder beoordeling, training, opleiding en testen;
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
  • om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen; en/of
  • voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, CAO, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?

We verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze werkzaamheden; een deel van deze gegevens is verplicht voor onze werkzaamheden. Meer specifiek gaat het om – onder andere en voor zover van toepassing – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij sollicitaties:

  • voornaam;
  • achternaam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • geslacht (optioneel);
  • geboortedatum (optioneel);
  • werkervaring (cv)
  • en motivatie.

Bij indiensttreding:

  • NAW gegevens,
  • e-mailadres en andere contactgegevens; geboortedatum en plaats, geslacht;
  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • nationaliteit, BSN-nummer, ID bewijs;
  • assessmentrapport;
  • VOG;
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals functie, salaris, naam en telefoonnummer van contactpersonen noodgevallen, evt. loonbeslag, afwezigheid i.v.m. ziekte en re-integratie activiteiten;
  • gegevens in het kader van een pre-employment screening;
  • wij verwerken in het geval van ZZP’ers daarnaast ook ondernemingsgegevens.

Tijdens het dienstverband:

  • gegevens in het kader van de in-employment screening;
  • WFT-diploma, status permanent actueel;
  • specifieke rollen (functionele eenheid).

ONVZ legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, waaronder die van een integere bedrijfsvoering, en om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst. Dit voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten. Je geeft daarvoor afzonderlijk toestemming. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

  • Persoonsgegevens sollicitanten (in geval van afwijzing), sollicitatiebrief, getuigschriften, VOG: 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant.
  • Arbeidsovereenkomst en wijzigingen; Maximaal 2 jaar na einde dienstverband tenzij beëindiging van het dienstverband wordt betwist of de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht: loonvordering 5 jaar na beëindiging dienstverband en fiscale gegevens 7 jaar.
  • Loonadministratie: Minimaal 7 jaar (fiscaal oogpunt).
  • Personeelsdossieritems, beoordelingen, verlof etc.: Maximaal 2 jaar na uitdiensttreding.
  • Assessments: Maximaal 1 jaar.
  • Arbogegevens (medische gegevens bij ziekte): Financiële gegevens en Poortwachter stukken: 10 jaar na einde dienstverband bij instroom in de WIA (WAO) in verband met eigen risicodragerschap. Indien medewerker niet in WIA (WAO) instroomt: 7 jaar na einde dienstverband.

Aan wie worden jouw gegevens verstrekt?

ONVZ kan jouw persoonlijke gegevens verstrekken aan derden in het kader van onze verplichtingen als werkgever. Zij worden gekwalificeerd als verwerker of verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG. Met partijen die als verwerker zijn aan te merken hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Wat zijn jouw rechten?

Recht op inzage
Als je wilt weten welke gegevens wij van je hebben opgeslagen (en of deze juist zijn), kun je dit zien in jouw eigen MijnHR omgeving of in het sollicitantenportaal.

Recht op rectificatie en aanvulling
Mocht het zo zijn dat er onjuistheden of fouten in jouw gegevens staan, dan heb je het recht om deze te laten rectificeren/aan te vullen. Derden aan wie deze informatie is verstrekt zullen over deze rectificatie/aanvulling worden geïnformeerd.

Recht op beperking van de verwerking
Het recht op beperking van de verwerking geldt in situaties die voldoen aan een van de volgende criteria:

  • gegevens zijn mogelijk onjuist;
  • gegevens zijn niet meer nodig;
  • de verwerking is onrechtmatig;
  • betrokkene maakt bezwaar.

Het beperken van de verwerking zullen wij ook doorgeven aan derden aan wie deze gegevens zijn doorgegeven.

Recht om vergeten te worden
Daarnaast heb je het recht om “vergeten” te worden. Het recht op vergetelheid geldt niet altijd, dit houdt met name in dat jouw gegevens per direct, uit ons systeem worden verwijderd, mits dit geen gegevens zijn die wij moeten bewaren in het kader van de verplichte wettelijke en/of fiscale bewaartermijnen. In de praktijk zal dit recht dus met name betrekking hebben op gegevens die worden gebruikt op grond van jouw toestemming. Dit heeft geen terugwerkende kracht. Dat betekent dat handelingen die al zijn uitgevoerd hun werking behouden. Gegevens die onverhoopt onrechtmatig worden verwerkt worden direct verwijderd.

Bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens als je daarvoor bijzondere, persoonlijke redenen hebt. Vermeld in het bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van het bezwaar is.

Recht op een menselijke blik bij besluiten
Het is mogelijk dat er op basis van geautomatiseerde rekenregels online beslissingen worden genomen. Je kan dan altijd verzoeken om een menselijke blik bij het besluit.

Dataportabiliteit
Je hebt het recht gegevens vanuit ons personeelssysteem (Afas) zelf te kunnen opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of om deze gegevens doorgeven aan een andere organisatie. Er bestaan hiertoe binnen de Afas software diverse mogelijkheden, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML. Binnen HR is voor het gemak tevens een standaard weergave gemaakt voor dit doel.

Wanneer je voor ONVZ hebt gewerkt

Hoe lang jouw persoonsgegevens beschikbaar zijn na einde dienstverband kun je in detail terugvinden bij “hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens”. In zijn algemeenheid worden persoonsgegevens tot 2 jaar na dienstverband bewaard, salarisgegevens 7 jaar. Bepaalde persoonsgegevens zijn t.b.v. bijv. claims, audits en fiscale verplichtingen langer beschikbaar voor ONVZ.

Wijzigingen

ONVZ kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy statement. Het meest actuele Privacy statement is te allen tijde in te zien in op de Werken bij site van ONVZ en op het Handboek Personeel. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

Facebook Twitter Linkedin