Privacy statement

Privacy statement

Recht op duidelijke informatie

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een informatieplicht opgenomen. ONVZ is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht duidelijk, expliciet en in begrijpelijke taal aan te geven op welke wijze jouw gegevens worden verwerkt. Met dit privacy statement willen we daar invulling aan geven. In dit privacy statement staat beschreven welke informatie wij verzamelen en met welk doel, hoe we jouw privacy beschermen en welke rechten je hebt.

Privacy statement
In dit privacy statement leggen we uit welke informatie wij over jou verzamelen en met welk doel, hoe we jouw privacy beschermen en welke rechten je hebt. Jouw persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) hieraan stelt. Als je ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken.

Heb je vragen over de privacyverklaring? Je kunt deze stellen via HR@onvz.nl of aan onze functionarissen gegevensbescherming via FG@onvz.nl.

Waarom vragen wij je om informatie?
Wij verzamelen en verwerken jouw gegevens:

in het kader van een sollicitatieprocedure
om te voldoen aan verplichtingen vanuit de arbeidsovereenkomst
om te voldoen aan verplichtingen vanuit de CAO
om te voldoen aan verplichtingen vanuit de wet- en (fiscale) regelgeving
om je te benaderen voor een mogelijke andere interessante baan

Meer specifiek, jouw persoonsgegevens worden verwerkt:

voor pre -en in-employment screening
om een werknemersrelatie met je aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren
om onze re-integratieverplichtingen na te komen, en het vanuit de overheid opgelegde doel om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen
om jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen, zoals beoordeling, training, opleiding en testen
voor managementdoelen zoals managementinformatie, interne controles, audits en accountantscontrole
voor onze bedrijfsveiligheid, bijvoorbeeld door cameratoezicht in openbare delen van ons pand
voor kwaliteitsdoelen zoals certificering
voor onderzoek naar de tevredenheid met het sollicitatieproces
om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen
voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder identificatie, CAO, arbeids-, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?
We verwerken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze werkzaamheden; een deel van deze gegevens is verplicht voor onze werkzaamheden. Meer specifiek gaat het om – onder andere en voor zover van toepassing – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij sollicitaties:

voor- en achternaam, contactgegevens zoals e-mailadres, adres en telefoonnummer
geslacht (optioneel)
geboortedatum (optioneel)
werkervaring en opleiding (cv en LinkedIn)
je motivatie

Bij indiensttreding:

naam, adres en woonplaats
e-mailadres en andere contactgegevens
geboortedatum en -plaats
geslacht
werkervaring en opleiding (cv)
nationaliteit, BSN-nummer, kopie ID bewijs
assessmentrapport
VOG
overige gegevens voor onze personeels-, salaris- en verzuimregistratie zoals functie, salaris, naam en telefoonnummer van contactpersonen i.v.m. noodgevallen, loonbeslag, afwezigheid door ziekte en re-integratie activiteiten
gegevens in het kader van een pre-employment screening
wij verwerken in het geval van ZZP’ers ook ondernemingsgegevens

Tijdens het dienstverband:

gegevens die wijzigen tijdens het dienstverband zoals salaris, functie, verloftegoed, opname verloven, etc
gegevens in het kader van de in-employment screening
WFT-diploma, status permanent actueel
specifieke rollen (functionele eenheid)

ONVZ legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, waaronder die van een integere bedrijfsvoering en om de arbeidsovereenkomst uit te voeren. Dit voor zover dat is toegelaten bij of krachtens de wet of met jouw toestemming. Bijzondere persoonsgegevens gaan bijvoorbeeld over je lidmaatschap van vakvereniging of je relevante strafrechtelijke achtergrond en onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten. Je geeft daarvoor afzonderlijk toestemming. Je bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die je verstrekt.

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Soms staat er in wetten en regels een duidelijke termijn, maar soms niet. Dan bewaren we je gegevens zolang dat nodig is. Hoe lang dat is, hangt af van de reden waarvoor ONVZ je gegevens gekregen heeft en moet bewaren.

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn de volgende:

Persoonsgegevens sollicitanten (in geval van afwijzing), sollicitatiebrief, getuigschriften en VOG: 4 weken zonder jouw toestemming, 1 jaar met jouw toestemming
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen: maximaal 2 jaar na einde dienstverband tenzij wij of jij beëindiging van het dienstverband betwist of de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke bewaarplicht (gegevens over een loonvordering bewaren we 5 jaar na beëindiging van je dienstverband en fiscale gegevens bewaren we 7 jaar)
Loonadministratie: 7 jaar of zoveel langer als om fiscale redenen nodig is
Personeelsdossieritems, beoordelingen, verlof etc.: maximaal 2 jaar na uitdiensttreding
Assessments: maximaal 1 jaar
Arbogegevens (medische gegevens bij ziekte)
- financiële gegevens en Poortwachter stukken: 10 jaar na einde dienstverband bij instroom in de WIA (WAO) vanwege eigen risicodragerschap
- indien medewerker niet in WIA (WAO) instroomt: 7 jaar na einde dienstverband

Aan wie worden jouw gegevens verstrekt?
ONVZ kan jouw persoonlijke gegevens verstrekken aan derden vanwege onze verplichtingen als werkgever. Dat zijn bijvoorbeeld de belastingdienst en het UWV.

Daarnaast zijn er partijen die worden gekwalificeerd als verwerker of verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG. Met partijen die als verwerker zijn aan te merken hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Dit zijn bijvoorbeeld onze pensioenuitvoerder, de partij die de screening voor ons uitvoert of het bureau dat WFT- opleidingen en -examens.

Beveiliging
ONVZ past maatregelen toe om persoonsgegevens te beveiligen. Die maatregelen hebben betrekking op de organisatie, het HR-personeel, de processen, de techniek, en de ‘fysieke beveiliging’ van bijvoorbeeld ons pand in Houten.

ONVZ zet ook andere organisaties in bij werkzaamheden waarbij je persoonsgegevens verwerkt worden. Met al die organisaties hebben wij afgesproken dat zij je persoonsgegevens zo goed beveiligen als nodig is, en ook aantonen dat zij aan deze afspraken voldoen.

Wat zijn jouw rechten?
Recht op inzage
Als je wilt weten welke gegevens wij van je hebben opgeslagen (en of deze juist zijn), kun je dit zien in jouw eigen MijnHR omgeving of in het sollicitantenportaal.

Recht op rectificatie en aanvulling
Mocht het zo zijn dat er onjuistheden of fouten in jouw gegevens staan, dan kun deze laten aanpassen of aanvullen. Derden aan wie deze informatie is verstrekt zullen we daarover informeren.

Recht op beperking van de verwerking
Je kun ons vragen de verwerking van je gegevens te beperken als:

je gegevens mogelijk onjuist zijn
je gegevens niet meer nodig zijn
de verwerking onrechtmatig is
je bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens en wij onderzoeken of dat terecht is

Derden aan wie deze informatie is verstrekt zullen we daarover informeren.

Recht op verwijdering
Soms kun je ons vragen je persoonsgegevens uit onze systemen te verwijderen. Dat kan natuurlijk niet bij gegevens die wij moeten bewaren. Gegevens die onverhoopt onrechtmatig worden verwerkt worden direct verwijderd.

Bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens als je daarvoor bijzondere, persoonlijke redenen hebt. Vermeld in het bezwaar om welke gegevens het gaat en wat de reden van het bezwaar is.

Recht op een menselijke blik bij besluiten
Het is mogelijk dat er op basis van geautomatiseerde rekenregels online beslissingen worden genomen. Je kan dan altijd verzoeken om een menselijke blik bij het besluit.

Dataportabiliteit
Je hebt het recht gegevens vanuit ons personeelssysteem (Afas) zelf te kunnen opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of om deze gegevens doorgeven aan een andere organisatie. Er bestaan hiertoe binnen de Afas software diverse mogelijkheden, zoals analyses, rapporten via pdf en/of XML. Binnen HR is voor het gemak tevens een standaard weergave gemaakt voor dit doel.

Intrekken toestemming
Als wij je gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je die toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht. Dat betekent dat handelingen die al zijn uitgevoerd hun werking behouden.

Wijzigingen
ONVZ kan dit privacy statement aanvullen of aanpassen. De meest recente versie is steeds in te zien in op de ‘Werken bij’ site van ONVZ en in het Handboek Personeel. Deze versie is opgesteld in augustus 2023.